Privacy policy for recruitment using Teamtailor
The service for handling recruitments and simplifying the hiring process (the "Service") is powered by Teamtailor on behalf of Kids&Us ("Controller" “we” “us” etc.). It is important that the persons using the Service ("Users”) feel safe with, and are informed about, how we handle User's personal data in the recruitment process. We strive to maintain the highest possible standard regarding the protection of personal data. We process, manage, use, and protect User's Personal Data in accordance with this Privacy Policy ("Privacy Policy").
1. General
We are the controller in accordance with current privacy legislations. The Users’ personal data is processed with the purpose of managing and facilitating recruitment of employees to our business.
2. Collection of personal data
We are responsible for the processing of the personal data that the Users contributes to the Service, or for the personal data that we in other ways collects with regards to the Service.
When and how we collect personal data
We collect personal data about Users from Users when Users;
- make an application through the Service or otherwise, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn; and
- use the Service to connect with our staff, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn.
- provides identifiable data in the chat (provided through the website that uses the Service) and such data is of relevance to the application procedure;
We collect data from third parties, such as Facebook, LinkedIn and through other public sources. This is referred to as “Sourcing” and be manually performed by our employees or automatically in the Service.
In some cases, existing employees can make recommendations about potential applicants. Such employees will add personal data about such potential applicants. In the cases where this is made, the potential applicant is considered a User in the context of this Privacy Policy and will be informed about the processing.
The types of personal data collected and processed
The categories of personal data that can be collected through the Service can be used to identify natural persons from names, e-mails, pictures and videos, information from Facebook and LinkedIn-accounts, answers to questions asked through the recruiting, titles, education and other information that the User or others have provided through the Service. Only data that is relevant for the recruitment process is collected and processed.
Purpose and lawfulness of processing
The purpose of the collecting and processing of personal data is to manage recruiting. The lawfulness of the processing of personal data is our legitimate interest to simplify and facilitate recruitment.
Personal data that is processed with the purpose of aggregated analysis or market research is always made unidentifiable. Such personal data cannot be used to identify a certain User. Thus, such data is not considered personal data.
The consent of the data subject
The User consents to the processing of its personal data with the purpose of Controller’s handling recruiting. The User consents that personal data is collected through the Service, when Users;
- make an application through the Service, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source as Facebook or LinkedIn, and that Controller may use external sourcing-tools to add additional information; and
- when they use the Service to connect to Controller’s recruitment department, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn.
The User also consents to the Controller collecting publically available information about the User and compiles them for use in recruitment purposes.
The User consents to the personal data being collected in accordance with the above a) and b) will be processed according to the below sections Storage and transfer and How long the personal data will be processed.
The User has the right to withdraw his or her consent at any time, by contacting Controller using the contact details listed under 9. Using this right may however, mean that the User can not apply for a specific job or otherwise use the Service.
Storage and transfers
The personal data collected through the Service is stored and processed inside the EU/EEA, or such third country that is considered by the European Commission to have an adequate level of protection, or processed by such suppliers that have entered into such binding agreements that fully complies with the lawfulness of third country transfers or to other supplies where adequate safeguards are in place to protect the rights of the data subjects whose data is transferred. To obtain documentation regarding such adequate safeguards, contact us using the Contact details listed in 9.
How long the personal data will be processed
If a User does not object, in writing, to the processing of their personal data, the personal data will be stored and processed by us as long as we deem it necessary with regards to the purposes stated above. Note that an applicant (User) may be interesting for future recruitment and for this purpose we may store Users’ Personal Data until they are no longer of value as potential recruitments. If you as a User wish not to have your Personal Data processed for this purpose (future recruitment) please contact us using the contact details in paragraph 9.
3. Users’ rights
Users have the right to request information about the personal data that is processed by us, by notifying in writing, us using the contact details below under paragraph 9 below. Users have the right to one (1) copy of the processed personal data which belongs to them without any charge. For further demanded copies, Controller has a right to charge a reasonable fee on the basis of the administrative costs for such demand.
Users have the right to, if necessary, rectification of inaccurate personal data concerning that User, via a written request, using the contact details in paragraph 9 below.
The User has the right to demand deletion or restriction of processing, and the right to object to processing based on legitimate interest under certain circumstances.
The User has the right to revoke any consent to processing that has been given by the User to Controller. Using this right may however, mean that the User can not apply for a specific job or otherwise use the Service.
The User has under certain circumstances a right to data portability, which means a right to get the personal data and transfer these to another controller as long as this does not negatively affect the rights and freedoms of others.
User has the right to lodge a complaint to the supervisory authority regarding the processing of personal data relating to him or her, if the User considers that the processing of personal data infringes the legal framework of privacy law.
4. Security
We prioritize the personal integrity and therefore works actively so that the personal data of the Users are processed with utmost care. We take the measures that can be reasonably expected to the make sure that the personal data of Users and others are processed safely and in accordance to this Privacy Policy and the GDPR-regulation.
However, transfers of information over the internet and mobile networks can never occur without any risk, so all transfers are made on the own risk of the person transferring the data. It is important that Users also take responsibility to ensure that their data is protected. It is the responsibility of the User that their login information is kept secret.
5. Transfer of personal data to third party
We will not sell or otherwise transfer Users’ personal data to third parties.
We may transfer Users’ Personal Data to;
- our contractors and sub-contractors, acting as our Processors and Sub-Processors in accordance with our instructions, for the provision of the Service;
- authorities or legal advisors in case criminal or improper behaviour is suspected; and
- authorities, legal advisors or other actors, if required by us according to law or authority’s injunction.
We will only transfer Users’ personal data to third parties that we have confidence in. We carefully choose partners to ensure that the User’s personal data is processed in accordance to current privacy legislations. We cooperate with the following categories of processors of personal data; Teamtailor, who supplies the Service, server and hosting companies, e-mail reference companies, video processing companies, information-sourcing companies, analytical service companies and other companies with regards to suppling the Service.
6. Aggregated data (non-identifiable personal data)
We may share aggregated data to third parties. The aggregated data has in such instances been compiled from information that has been collected through the Service and can, for example, consist of statistics of internet traffic or the geological location for the use of the Service. The aggregated data does not contain any information that can be used to identify individual persons and is thus not personal data.
7. Cookies
When Users use the Service, information about the usage may be stored as cookies. Cookies are passive text files that are stored in the internet browser on the User’s device, such as computer, mobile phone or tablet, when using the Service. We use cookies to improve the User’s usage of the Service and to gather information about, for example, statistics about the usage of the Service. This is done to secure, maintain and improve the Service. The information that is collected through the cookies can in some instances be personal data and is, in such instances, regulated by our Cookie Policy.
Users can at any time disable the use of cookies by changing the local settings in their devices. Disabling of cookies can affect the experience of the Service, for example disabling some functions in the Service.
8. Changes
We have the right to, at any time, make changes or additions to the Privacy Policy. The latest version of the Privacy Policy will always be available through the Service. A new version is considered communicated to the Users when the User has either received an email informing the User of the new version (using the e-mail stated by the User in connection to the use of the Service) or when the User is otherwise informed of the new Privacy Policy.
9. Contact
For questions, further information about our handling of personal data or for contact with us in other matters, please use the below stated contact details; Kids&Us info@kidsandus.com
Política de privacidad para la contratación con Teamtailor
El servicio para gestionar las contrataciones y simplificar el proceso de contratación (el «Servicio») está gestionado por Teamtailor en nombre de Kids&Us («Responsable del tratamiento», «nosotros», «nuestro», etc.). Es importante que las personas que utilizan el Servicio («Usuarios») se sientan seguras y estén informadas sobre cómo tratamos los datos personales de los Usuarios en el proceso de contratación. Nos esforzamos por mantener el nivel más alto posible con respecto a la protección de los datos personales. Tratamos, gestionamos, usamos y protegemos los datos personales del Usuario de acuerdo con la presente Política de privacidad («Política de privacidad»).
1. Generalidades
Somos el responsable del tratamiento de acuerdo con las legislaciones de privacidad vigentes. Los datos personales de los Usuarios se tratan con la finalidad de gestionar y facilitar la contratación de empleados para nuestro negocio.
2. Recopilación de datos personales
Nos encargamos del tratamiento de los datos personales que los Usuarios aportan al Servicio, o de los datos personales que recopilamos de otra manera con respecto al Servicio.
Cuándo y cómo recopilamos datos personales
Recopilamos datos personales sobre los Usuarios de ellos mismos cuando éstos:
- realizan una solicitud a través del Servicio o de otro modo, añadiendo datos personales sobre sí mismos, ya sea personalmente o utilizando una fuente de terceros como Facebook o LinkedIn;
- utilizan el Servicio para ponerse en contacto con nuestro personal, añadiendo datos personales sobre sí mismos, ya sea personalmente o utilizando una fuente de terceros como Facebook o LinkedIn;
- proporcionan datos identificables en el chat (a través del sitio web que utiliza el Servicio) y dichos datos son relevantes para el procedimiento de solicitud.
Recopilamos datos de terceros, como Facebook, LinkedIn y otras fuentes públicas, actividad conocida como «búsqueda de talentos», y pueden realizarla manualmente nuestros empleados o bien puede realizarse automáticamente en el Servicio.
En algunos casos, los empleados existentes pueden hacer recomendaciones sobre posibles candidatos. Dichos empleados añadirán datos personales sobre tales posibles solicitantes. En los casos en que así se haga, el potencial solicitante se considera Usuario en el contexto de esta Política de privacidad y será informado sobre el tratamiento.
Tipos de datos personales recopilados y tratados
Las categorías de datos personales que se pueden recopilar a través del Servicio se pueden utilizar para identificar personas físicas a partir de nombres, correos electrónicos, imágenes y vídeos, información de cuentas de Facebook y LinkedIn, respuestas a preguntas formuladas a través del proceso de contratación, títulos, formación y otra información que el Usuario u otros hayan proporcionado a través del Servicio. Sólo se recopilan y tratan los datos que son relevantes para el proceso de contratación.
Finalidad y licitud del tratamiento
La finalidad de la recopilación y del tratamiento de los datos personales es la gestión de la contratación. La licitud del tratamiento de los datos personales es nuestro interés legítimo para simplificar y facilitar la contratación.
Los datos personales que se tratan con el fin de realizar análisis agregados o estudios de mercado nunca son identificables. Dichos datos personales no pueden utilizarse para identificar a un determinado Usuario. En consecuencia, tales datos no se consideran datos personales.
Consentimiento del interesado
El Usuario consiente el tratamiento de sus datos personales con la finalidad de la gestión de la contratación por parte del Responsable del tratamiento. El Usuario consiente que se recopilen datos personales a través del Servicio, cuando los Usuarios:
- realizan una solicitud a través del Servicio, añadiendo datos personales sobre ellos mismos, ya sea personalmente o utilizando una fuente de terceros como Facebook o LinkedIn, y ese Responsable del tratamiento puede usar herramientas de fuentes externas para añadir información adicional;
- utilizan el Servicio para ponerse en contacto con el departamento de contratación del Responsable del tratamiento, añadiendo datos personales sobre sí mismos, ya sea personalmente o utilizando una fuente de terceros como Facebook o LinkedIn.
El Usuario también da su consentimiento para que el Responsable del tratamiento recopile información disponible públicamente sobre el Usuario y la reúna para su uso con fines de contratación.
El Usuario da su consentimiento para que los datos personales que se recopilan de acuerdo con los puntos a) y b) anteriores se traten de acuerdo con los siguientes apartados Almacenamiento y transmisión de los datos personales y Duración del tratamiento de los datos personales.
El Usuario tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento, poniéndose en contacto con el Responsable del tratamiento a través de la información de contacto indicada en el apartado 9. Sin embargo, el ejercicio de este derecho podrá implicar que el Usuario no pueda solicitar un puesto de trabajo específico o utilizar el Servicio de otra manera.
Almacenamiento y transmisión de los datos personales
Los datos personales recopilados a través del Servicio se almacenan y tratan dentro de la UE/EEE, o en terceros países en los que la Comisión Europea considere que haya un nivel de protección adecuado, o bien son tratados por proveedores con contratos vinculantes que cumplen la legalidad de las transmisiones a terceros países o a otros proveedores que cuenten con garantías adecuadas para proteger los derechos de los interesados cuyos datos se transmiten. Para obtener documentación sobre dichas garantías adecuadas, póngase en contacto con nosotros a través de la información de contacto indicada en el apartado 9.
Duración del tratamiento de los datos personales
Si un Usuario no se opone, por escrito, al tratamiento de sus datos personales, los datos personales serán almacenados y tratados por nosotros durante el tiempo que lo consideremos necesario en relación con los fines indicados anteriormente. Tenga en cuenta que un solicitante (Usuario) podrá ser interesante para futuras contrataciones y, para este propósito, podemos almacenar los datos personales de los Usuarios hasta que ya no tengan valor como posibles contrataciones. Si usted, como Usuario, desea que no se traten sus datos personales para este propósito (contratación futura), póngase en contacto con nosotros a través de la información de contacto indicada en el apartado 9.
3. Derechos de los Usuarios
Los Usuarios tienen derecho a solicitar información sobre los datos personales que tratamos. Para ello, deben ponerse en contacto con nosotros por escrito a través de la información de contacto indicada en el apartado 9. Los Usuarios tienen derecho a una (1) copia de los datos personales tratados que les pertenecen sin cargo alguno. En caso de solicitar más copias, el Responsable del tratamiento tiene derecho a cobrar un cargo razonable sobre la base de los costes administrativos de dicha solicitud.
Los Usuarios tienen derecho a, según convenga, la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernen, mediante una solicitud por escrito a través de la información de contacto indicada en el apartado 9.
El Usuario tiene derecho a exigir la supresión o limitación del tratamiento, y tiene derecho a oponerse al tratamiento con arreglo a un interés legítimo en determinadas circunstancias.
El Usuario tiene derecho a revocar cualquier consentimiento para el tratamiento que haya otorgado al Responsable del tratamiento. Sin embargo, el ejercicio de este derecho podrá implicar que el Usuario no pueda solicitar un puesto de trabajo específico o utilizar el Servicio de otra manera.
El Usuario tiene, en determinadas circunstancias, derecho a la portabilidad de los datos, lo que significa derecho a obtener los datos personales y transmitirlos a otro responsable del tratamiento, siempre que esto no afecte negativamente a los derechos y libertades de los demás.
El Usuario tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad supervisora con respecto al tratamiento de los datos personales que le conciernen, si considera que el tratamiento de los datos personales infringe el marco legal de la ley de privacidad.
4. Seguridad
Priorizamos la integridad personal y por ello trabajamos activamente para que los datos personales de los Usuarios sean tratados con el máximo cuidado. Tomamos las medidas que se pueden esperar razonablemente para asegurarnos de que los datos personales de los Usuarios y otros se traten de manera segura y de acuerdo con esta Política de privacidad y el RGPD.
Sin embargo, las transmisiones de información a través de internet y redes móviles nunca pueden ocurrir sin ningún riesgo, por lo que todas las transmisiones se realizan bajo el propio riesgo de la persona que transmite los datos. Es importante que los Usuarios también asuman la responsabilidad de garantizar que sus datos estén protegidos. Es responsabilidad del Usuario mantener en secreto sus datos de acceso.
5. Transmisión de datos personales a terceros
No venderemos ni transmitiremos los datos personales de los Usuarios a terceros.
Podremos transmitir los datos personales de los Usuarios a las siguientes partes:
- nuestros contratistas y subcontratistas, actuando como nuestros Encargados y Subencargados del tratamiento de conformidad con nuestras instrucciones, para la prestación del Servicio;
- autoridades o asesores legales en caso de sospecha de conducta delictiva o indebida;
- autoridades, asesores legales u otros agentes, si así lo requerimos de acuerdo con la legislación o por requerimiento de las autoridades.
Sólo transmitimos los datos personales de los Usuarios a terceros en los que tenemos confianza. Elegimos cuidadosamente a los socios para garantizar que los datos personales del Usuario se traten de acuerdo con las leyes de privacidad vigentes. Colaboramos con las siguientes categorías de encargados del tratamiento de datos personales: Teamtailor, que presta el Servicio, empresas de servidor y alojamiento, empresas de referencia de correo electrónico, empresas de procesamiento de vídeo, empresas de suministro de información, empresas de servicios analíticos y otras empresas con respecto a la prestación del Servicio.
6. Datos agregados (datos personales no identificables)
Podremos compartir datos agregados con terceros. En tales casos, los datos agregados se habrán recopilado a partir de la información recogida a través del Servicio y pueden ser, por ejemplo, estadísticas del tráfico de internet o la ubicación geológica para el uso del Servicio. Los datos agregados no contienen ninguna información que pueda usarse para identificar a personas individuales y, por lo tanto, no son datos personales.
7. Cookies
Cuando los Usuarios utilizan el Servicio, la información sobre el uso podrá almacenarse en forma de cookies. Las cookies son archivos de texto pasivos que se almacenan en el navegador de internet en el dispositivo del Usuario (ordenador, teléfono móvil o tablet) cuando utiliza el Servicio. Utilizamos cookies para mejorar el uso del Servicio por parte del Usuario y para recopilar información como, por ejemplo, estadísticas sobre el uso del Servicio. Así se asegura, mantiene y mejora el Servicio. La información que se recopila a través de las cookies puede, en algunos casos, incluir datos personales y, en tales casos, está regulada por nuestra Política de cookies.
Los Usuarios pueden en cualquier momento desactivar el uso de cookies cambiando la configuración local en sus dispositivos. Desactivar las cookies puede afectar a la experiencia del Servicio; por ejemplo, desactivando algunas funciones del Servicio.
8. Cambios
Tenemos derecho a realizar cambios o ampliaciones en la Política de privacidad en cualquier momento. La versión más reciente de la Política de privacidad siempre estará disponible a través del Servicio. Una nueva versión se considera comunicada a los Usuarios cuando el Usuario ha recibido un correo electrónico informándole de la nueva versión (utilizando el correo electrónico indicado por el Usuario en relación con el uso del Servicio) o cuando el Usuario es informado de otra manera de la nueva Política de privacidad.
9. Contacto
Si tiene alguna pregunta o desea más información sobre nuestro tratamiento de los datos personales, o si desea ponerse en contacto con nosotros en relación con otros asuntos, utilice la información de contacto indicada a continuación:
- Kids&Us info@kidsandus.com
Más información en https://www.kidsandus.es/es/footer/politica-de-privacidad
